INFORMATION ZUR BUCHHALTUNG

INFORMATION ZUR BUCHHALTUNG

2.0 DIE BEGRIFFE AUSGABEN UND EINNAHMEN

2.1. AUSGABEN 

Um zu funktionieren, ist es für jedes Unternehmen aus dem Industrie-, Handels- oder Dienstleistungssektor unumgänglich, bestimmte Güter zu erwerben und Dienste in Anspruch zu nehmen, wie beispielsweise: Arbeitskräfte, Elektrizität, Telefon, etc. 

Dem Unternehmen entsteht eine Ausgabe, wenn es eine tatsächliche Gegenleistung von außen bekommt, das heißt, wenn es Güter erhält oder Dienstleistungen in Anspruch nimmt. Es entsteht also eine Ausgabe, wenn beispielsweise Arbeitskräfte eingestellt werden, wenn Strom genutzt wird, um Geschäftsräume zu führen, etc. 

Die Tatsache, dass das Unternehmen bestimmte Dienste in Anspruch nimmt, verpflichtet es, diese zu bezahlen. Die Zahlung erfolgt an dem Tag, an dem das Geld aus der Kasse entnommen wird, um die Dienste zu entlohnen. Daher ist es äußerst wichtig zwischen Ausgaben und Zahlungen zu unterscheiden. Eine Ausgabe entsteht durch die Inanspruchnahme eines bestimmten Dienstes; die Zahlung desselbigen erfolgt am vereinbarten Tag, zu dem Zeitpunkt, an dem man die Güter oder Dienstleistungen erhält oder zu einem späteren Zeitpunkt, da der Zahlungsaufschub eine weitläufige Praxis in der Geschäftswelt ist.

Folglich geht die Ausgabe seitens des Unternehmens mit der Abnahme seines Geschäftsvermögens einher. Wenn man die tatsächliche Gegenleistung erhält, die grundsätzlich nicht zum Vermögen zählt, wird bezahlt oder ein Zahlungstermin vereinbart, dadurch verringert sich das Vermögen oder es entsteht eine Zahlungsverpflichtung.

2.2. EINNAHMEN

Das Unternehmen in Ausübung seiner Aktivität leistet Dienste und liefert Güter nach außen. Dazu erhält es im Gegenzug Geld oder es entstehen Rechte auf Zahlungsforderungen zu seinen Gunsten, die zu den festgelegten Zeitpunkten fällig werden.

Es entsteht eine Einnahme, wenn das Unternehmensvermögen zunimmt und diese Zunahme nicht auf neue Einlagen der Teilhaber zurückgeht.

Die Einlagen der Eigentümer sind in keinem Fall eine Einnahme, auch wenn sie einen Vermögenszuwachs darstellen. Die Teilhaber stellen neue Einlagen mit dem Ziel, die Verluste aus vorhergehenden Geschäftsjahren zu decken oder um die zur Verfügung stehenden Geldmittel zu vergrößern, um neue Investitionen zu tätigen oder zu expandieren.

Es ist wichtig, die Einnahmen von den Zahlungen zu unterscheiden. Zum Beispiel: Wenn eine Firma, die Haushaltsgeräte an- und verkauft, ein Haushaltsgerät zu 1.000 Geldeinheiten verkauft und mit dem Käufer vereinbart, dass dieser in bar, zu gleichen Teilen im Moment des Verkaufs und 30 Tage später bezahlt, so entsteht am Tag des Verkaufs eine Einnahme von 1.000 Geldeinheiten und eine Zahlung von 500 Geldeinheiten. Der Restbetrag von 500 Geldeinheiten wird erst 30 Tagen später beglichen, zu diesem Zeitpunkt entsteht eine weitere Zahlung von 500 Geldeinheiten.

Wenn es wichtig ist, die Ausgaben von den Zahlungen und die Einnahmen von den Zahlungserhalt zu unterscheiden, ist es nicht weniger wichtig, die Ausgaben von den Verlusten und die Einnahmen von den Gewinnen zu unterscheiden. Es muss klar sein, dass Verluste und Gewinne durch die Funktion von Einnahmen und Ausgaben in einem bestimmten Zeitraum bestimmt werden.

Die Unternehmer und Selbstständigen müssen eine Rechnung für jeden Vorgang, den sie durchführen, ausstellen. Nur der Besitz einer korrekten Rechnung erlaubt dem Empfänger des Geschäftsvorgangs die Abrechnung der Beträge.

ALLGEMEINE VERPFLICHTUNG DER RECHNUNGSSTELLUNG

Die allgemeine Verpflichtung eine Rechnung zu stellen, bedeutet gleichzeitig die Einhaltung der folgenden Punkte:

  • Erstellen und Übergabe von Rechnungen der Unternehmer und Selbstständigen für durchgeführte Operationen
  • Aufbewahren der Kopie oder Urausfertigung der ausgestellten Rechnungen
  • Ausstellen und Übergeben von Rechnungen für Zahlungen, die vor Erhalt der Ware oder der Dienstleistung, stattgefunden haben.

 AUSNAHMEN VON DER ALLGEMEINEN VERPFLICHTUNG DER RECHNUNGSSTELLUNG

Gegenstand einer Rechnungsstellung müssen alle Lieferungen von Gütern oder die Erbringung von Dienstleistungen sein, die vom Unternehmen und Selbstständigen in ihrer Aktivität durchgeführt werden, mit Ausnahme der folgenden Vorgänge:

  • durchgeführt von Personen, die der Mehrwertsteuer (IVA / IGIC) unterliegen, in denen die Anwendung der Regelung der Zuzahlung des Gegenwertes erfolgt, ausgenommen der Aktivitäten, die nach der Regelung der direkten Veranlagung in der persönlichen Einkommenssteuererklärung (IRPF) abgeführt werden.  
  • von der Mehrwertsteuer (IVA / IGIC) befreite Vorgänge, aufgrund des im Artikel 20 seines Regelwerkes festgelegtem, ausgenommen derer, die  sich auf die Nummern 2, 3, 4, 5, 15, 20, 21, 22, 24, 25 und 27 des ersten Absatzes des genannten Artikels beziehen, für die eine Rechnung ausgestellt werden muss.
  • die, in Bezug auf Unternehmenssektoren, Selbstständigengruppen oder bestimmten Unternehmen, vom zuständigen Organ der  Finanzverwaltung autorisiert sind, mit dem Zweck Störungen in der Entwicklung der wirtschaftlichen Aktivität der Unternehmer und Selbstständigen zu vermeiden.
  • von Personen, die der Mehrwertsteuer (IVA / IGIC) unterliegen, im Geschäftsjahr durchgeführte Vorgänge und Steuern nach der speziellen vereinfachten Regelung (Modulo) zahlen. Dessenungeachtet müssen Rechnungen für die Übertragung von festem Aktivvermögen ausgestellt werden, auf die im Artikel 123, Absatz eins, Paragraf zwei, Nummer 3 des Regelwerkes des genannten Steuergesetzes Bezug genommen wird.

Dessenungeachtet sind Unternehmer und Selbstständige verpflichtet, eine vollständige  Rechnung für folgende Vorgänge zu erstellen:

  • wenn der Empfänger ein Unternehmer oder Selbstständiger ist und als solcher auftritt, sowie bei jeglichem anderen Vorgang, wenn der Empfänger es so verlangt
  • für die Übergabe von verschickten oder außerhalb der EU transportierten Gütern, mit Ausnahme der von Duty-Free-Shops ausgeführten
  • für die Übergabe von Gütern an juristische Personen, mit Sitz in anderen Mitgliedstaaten, die nicht als Unternehmer oder Selbstständiger auftreten
  • Geschäftsvorgänge, deren Empfänger staatliche Behörden sind

VORAUSSETZUNGEN DER RECHNUNGEN

  • Rechnungsnummer (1,2,3…) und gegebenenfalls Folgen (A,B,C…). Die Nummerierung der Rechnungen muss fortlaufend sein und kann in verschiedene Folgen unterteilt sein, vor allem wenn verschiedene Geschäftsbereiche / Zweigstellen bestehen.
  • Vor- und Nachname oder Gesellschaftsname, Steuernummer, erteilt durch die spanische Verwaltung oder die eines anderen Mitgliedstaates der europäischen Wirtschaftsunion, und Adresse, sowohl vom Absender als auch vom Empfänger. Wenn der Empfänger eine natürliche Person ist, die keine wirtschaftliche oder selbstständige Aktivität ausübt, sind Vor- und Nachname sowie die Steuernummer ausreichend.
  • Beschreibung des Geschäftsvorgangs und die vollständige Gegenleistung. Wenn der genannte Geschäftsvorgang der Mehrwertsteuer (IVA / IGIC) unterliegt und nicht befreit ist, muss die Rechnung alle nötigen Daten aufweisen, um die Steuerbemessungsgrundlage, den anzuwendenen Steuersatz und den Gesamtbetrag ermitteln zu können. Ausgenommen, wenn die Steuer im Gesamtbetrag enthalten ist, muss in diesem Fall nur der angesetzte Prozentsatz angegeben werden bzw. der Satz „Mehrwertsteuer inbegriffen“ angegeben werde, wenn dies so autorisiert ist. Sollte die Rechnung die Übergabe von Waren oder Dienstleistungen mit verschiedenen Steuersätzen umfassen, so muss dies in verschiedenen Rechnungsteilen deutlich werden.
  • Datum der Ausstellung der Rechnung und falls abweichend das Datum an dem die Geschäftsvorgänge durchgeführt wurden oder eine Anzahlung entgegengenommen wurde.

Wie dargelegt, sind dies die vier unentbehrlichen Mindestbestandteile, die bei der Erstellung der Rechnungen beachtet werden müssen, darüber hinaus werden gewohnheitsgemäß andere, wie die Unterschrift, der Stempel, Zahlungsform etc. angegeben. 

Eine besondere Situation entsteht im Fall von durchgeführten Vorgängen für jene, die nicht die Konditionen des Unternehmers oder Selbstständigen erfüllen und in der Entwicklung der Geschäftsaktivität wirken, hier ist es nicht verpflichtend in der Rechnung  die Daten zur Indentifizierung des Empfängers  aufzuführen, wenn es sich um Vorgänge handelt, deren Gegenleistung nicht höher als 100 Euro ist und in anderen Fällen, die von der Steuerabteilung des Finanzamtes autorisiert sind.

DOKUMENTE, DIE RECHNUNGEN ERSETZEN

Wenn der Betrag der Geschäftsvorgänge, die im Folgenden beschrieben werden, nicht höher als 3.006 Euro ist, können die Rechnungen durch maschinell erstellte Belege ersetzt werden:

  • Verkäufe im Einzelhandel
  • Ambulanter Service
  • Lieferungen zum Wohnsitz des Konsumenten
  • Transport von Personen und ihres Gepäcks
  • Serviceleistungen in Restaurants, Bars, Cafés und ähnlichen Einrichtungen
  • Versorgung mit Essen und Getränken für den Sofortverbrauch
  • Serviceleistungen in Tanzsälen und Discotheken
  • Telefondienste durch die Nutzung von öffentlichen Telefonkabinen, sowie durch magnetische oder elektronische wiederaufladbare Karten, die die Identifizierung des Nutzers nicht zulassen
  • Service von Friseuren und Schönheitssalons
  • Nutzung von Sporteinrichtungen
  • Entwicklung von Filmen
  • Parkservice
  • Service von Filmverleihen
  • und weitere, die das Finanzamt autorisiert

Die Angaben, die mindestens auf dem Beleg festgehalten sein sollten:

  • Nummer und gegebenenfalls Folge, mit fortlaufender Nummerierung
  • Steuernummer des Ausstellers, sowie sein vollständiger Name, Geschäftsbezeichnung oder Firmenname
  • Steuersatz oder Ausdruck „Mehrwertsteuer enthalten“
  • vollständige Gegenleistung

Es ist wichtig, besondere Aufmerksamkeit auf die zuvor genannten Punkte zu richten, da die Erstellung von falschen Tickets, die Regeln zur Erstellung von Belegen verletzt und entsprechende Sanktionen nach sich zieht.

ERSTELLUNG-AUSGABE DER RECHNUNGEN

ERSTELLEN DER RECHNUNGEN

  • Ist der Empfänger kein Unternehmer oder Selbstständiger, müssen die Rechnungen in dem Moment erstellt werden, in dem der Geschäftsvorgang stattfindet.
  • Ist der Empfänger Unternehmer oder Selbstständiger innerhalb von 30 Tagen nach dem Geschäftsvorgang. In einer einzigen Rechnung können die durchgeführten Geschäftsvorgänge berechnet werden, die für ein und denselben Empfänger und im Zeitraum eines natürlichen Monats erfolgt sind, berechnet werden. Dennoch sollten die Rechnungen oder gleichwertigen Dokumente, die zu innereuropäischen Geschäftsvorgängen gehören, vor dem 16. des Folgemonats, in welchem der Abrechnungszeitraum endet, ausgestellt werden, in denen die Vorgänge angefallen sind.

AUSGABE DER RECHNUNGEN

  • Wenn es sich beim Empfänger nicht um einen Unternehmer oder Selbstständigen handelt, muss die Rechnung im Moment der Erstellung ausgehändigt werden.
  • Wenn der Empfänger Unternehmer oder Selbstständiger ist, müssen Rechnungen oder gleichwertige Belege an den 30 Folgetagen nach der Erstellung ausgehändigt werden. 

RICHTIGSTELLUNG DER RECHNUNGEN

Unternehmer und Selbstständige sollten in folgendenen Fällen die erstellten Rechnungen berichtigen:

  • Falsche Angabe von Beträgen
  • Wenn sie die entscheidenen Umstände der Summe ändern
  • Wenn Vorgänge, für die IVA anfällt, nicht aufgeführt werden
  • Wenn einer der zuvor genannten Mindestbestandteile fehlt

Die Berichtigung kann immer vorgenommen werden, wenn nicht vier Jahre seit dem Moment vergangen sind, in dem die entsprechenden Steuern des Vorgangs angefallen sind, oder im Fall, dass ein geänderter Sachverhalt der Gegenleistung entstanden ist oder eine Unwirksamkeit des belegten Vorganges aufgetreten ist, sollte die Richtigstellung unmittelbar nach Feststellung der veränderten Gegenleistung mittels Erstellung einer neuen Rechnung erfolgen, unter Aufführung der Erkennungsdaten der ursprünglichen Rechnung sowie der zweckmässigen Berichtigung, wobei eine spezielle  Nummernfolge für korrigierte Rechnungen festgelegt werden sollte.

AUFBEWAHRUNG DER RECHNUNGEN

Die Unternehmer und Selbstständigen sind verpflichtet die Kopien der Rechnung oder ersetzende Belege, die von ihnen oder auf ihr Konto ausgestellt sind, vier Jahre lang aufzubewahren.

Jedoch legt die diesbezügliche Handelsgesetzgebung, speziell  im Artikel 30 des Handelsgesetzbuch fest, dass „Unternehmer diesbezügliche Bücher, Korrespondenz, Dokumente und Belege ihres Geschäftes, geordnet, sechs Jahre ab dem Zeitpunkt der letzten Buchung in den Büchern aufbewahren müssen, vorbehaltlich dessen, was durch allgemeine oder spezielle Anordnungen festgelegt wird “.

Dass heisst, die im allgemeinen Steuergesetz aufgeführte Frist von vier Jahren legt die Handelsgesetzgebung mit sechs Jahren fest, was seine Berechtigung hat, da im entgegengesetzen Fall die Belege eines Geschäftsjahres verschwunden sein könnten, wenn eine Inspektion diese überprüft, da uns bekannt ist, dass der Verjährungszeitraum ab dem darauffolgenden Tag nach dem Zeitraum des letzten freiwilligen Erklärung beginnt.

Eine Ausnahme in diesem Abschnitt sind die Investitionsgüter, da in diesem Fall der Artikel 165  des Mehrwertsteuergesetzes festlegt, dass Rechnungen, die sich auf diese Güter beziehen, innerhalb des entsprechenden Regulierungszeitraumes und den darauffolgenden fünf Jahren aufbewahrt werden müssen.

NACHWEIS DER AUSGABEN ZUR ABSETZUNG

Damit eine Ausgabe diesen Charakter hat, muss diese durch eine vollständige Rechnung vom Unternehmer oder Selbstständigen, der die Leistung erbracht hat, nachgewiesen werden, ohne diesen Nachweis können die Kosten nicht abgesetzt werden.

Dessenungeachtet legt der Beschluss des zentralen Wirtschafts Verwaltungsgerichts vom 11. Januar 1995 folgende Gründe fest, aus denen vorhergehend Erläutertes nicht wirksam ist und belegte absetzbare nicht komplette Kosten zulässt:

  • Alter Artikel 13 von 15, der lediglich fordert, dass die Ausgabe stattgefunden hat
  • Anweisung 6 CE, nº 77/388, die die Notwendigkeit aufzeigt nicht die formellen Voraussetzungen aufzuführen, sondern lediglich die Existenz oder Nicht-Existenz der Ausgabe
  • das Gesetz für amtliche Vorgänge welches aufzeigt, dass Formfehler nicht die Annulierung bedeuten
  • Erlangte Beweismittel aufgeführt im Zivilgesetz und der Zivilprozessordnung …

Definitiv wird festgelegt, dass belegbare Ausgaben abgesetzt werden, auch wenn sie irgendeinen Formfehler aufweisen, bei Nachweis in der Gesellschaftssteuererklärung. In Bezug auf die formellen Aspekte überwiegt die effektive Abwicklung der Ausgaben, die durch verschiedene Mittel überprüft werden kann.

Jedoch kann die Verwaltung die Richtigstellung der Rechnungen fordern, damit diese die Beschaffenheit eines Beweisdokumentes einer Ausgabe im Rahmen der Gesellschaftssteuererklärung vorliegt und identisch mit den notwendigen Daten ist, damit die Verrechnung der Mehrwertsteuerbeträge in der Gesetzgebung dieser letzten Steuer (Generalsteuerdirektion vom 5. Juni 1990) vollzogen werden kann.

Darüber hinaus wurde im Beschluss des Wirtschaftsverwaltungsgerichts vom 10. Februar 1994 festgelegt, dass in Bezug auf fehlerhafte Rechnungen, falls diese von der Steuerprüfung zugelassen worden sind, alle anerkannt werden müssen, unabhängig ob vorteilhaft oder nicht.

Quelle: www.de.abiszconsulting.com

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